Le Flex office : définition, avantages, mise en place

Si vous n’êtes pas encore décidé à y passer, on vous en a sûrement déjà parlé : le flex office en entreprise fait sa place en France parmi les modes de travail modernes, à l’instar du télétravail et du nomadisme ! Plus ouvert et collaboratif, le bureau flexible est une réponse concrète aux nouveaux besoins des collaborateurs pour plus de productivité et de bien-être au travail. Découvrons ensemble ce modèle, ses avantages et comment le mettre en place dans votre entreprise.

Le flex office est un aménagement des bureaux qui diffère des espaces classiques de travail avec :

• Des postes de travail non attitrés ;
• Des bureaux et des espaces ouverts ;
• Une certaine liberté dans le fait de circuler entre les espaces et les étages.

Avec le flex office, l’employé s’installe où il veut ! Le point positif ? Vous cassez les barrières entre vos différents départements et insufflez un réel esprit d’entreprise ! Ce concept tendance qui nous vient d’outre-Manche séduit de plus en plus d’entreprises françaises.

Cet environnement de travail flexible s’oppose à une forme d’attribution des postes de travail dans le cadre d’une organisation plus « classique », que ce soit en open-space ou dans un bureau fermé. Avec le flex office, l’espace de travail se répartit plutôt en fonction des usages.

Salons de travail confortables, salles de réunions connectées, phone boxes, équipements et zones ayant pour mission d’améliorer le bien-être au travail : les locaux d’entreprise deviennent bien plus que de simples bureaux et constituent des lieux totems. Ils véhiculent des valeurs et la culture d’entreprise pour renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs et des managers.

Pour répondre à cette demande grandissante, Nexity Entreprises propose deux solutions visant à vous accompagner dans cette transformation des usages.

Boson Consulting

The Boson Project assure un rôle de conseil en aménagement et en réorganisation structurelle. Les professionnels de Boson Project ont pour mission de créer les conditions permettant l’expression pleine et entière du potentiel humain, individuel et collectif. Pour penser, aménager et faire vivre vos bureaux, faire appel à un expert du sujet fera la différence dans la façon de vivre votre entreprise.

Nexity Contractant Général

Le service de contractant général de Nexity prend en charge tous vos projets d’entreprise, de leur conception architecturale à la mise en place concrète du modèle défini. Nexity Contractant Général gère pour vous la relation avec les designers d’espaces, les architectes, les professionnels du BTP ou encore les ingénieurs en building et met en place les meilleures solutions dans votre situation particulière.

Vous vous demandez à quoi ressemble concrètement des journées dans un flex office ? Rien de plus simple :

• Un espace de rangement dédié et sécurisé pour chaque employé ;
• L’installation est libre ;
• La réservation d’espaces privés peut se faire via un cloud ;
• Les bureaux sont tous rendus libres en fin de journée.

Chaque salarié possède un espace de rangement sécurisé qui lui est propre pour stocker son ordinateur, son matériel et ses objets personnels. Il lui suffit de récupérer ses affaires en arrivant du bureau, puis de rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur du jour. Il peut ainsi choisir l’espace de travail le mieux adapté selon ses tâches, ou opter pour du télétravail.

Et le flex office ne s’arrête pas à ses propres locaux ! Le principe du flex office est de mettre le salarié dans des conditions de travail optimales. La nomadisation des salariés est directement liée à leur activité et leur humeur du jour. Pour cela, un modèle à la carte est souvent proposé avec un choix libre entre :

• Bureau libre ;
• Salle de réunion ;
• Lounge confortable ;
• Espace de coworking ;
• Télétravail.

L’architecture des locaux en flex office fait la part belle aux espaces partagés pour encourager le travail en collaboration et la communication entre collègues.

Le flex office est un environnement de travail hybride, qui accompagne la démocratisation du télétravail. En effet, le travail à la maison se révèle pratique et flexible pour les salariés, qui peuvent ainsi concilier plus facilement leur vie professionnelle avec leur vie personnelle. Et dans la mesure où tous les collaborateurs ne viennent plus travailler en même temps au bureau, la flexibilité des espaces de travail permet d’optimiser la surface des locaux utilisée.

Avec ces nouveaux espaces de travail qui disent adieu aux bureaux individuels, le flex office permet une adéquation entre la surface de bureau allouée et les besoins réels de l’entreprise. Les entreprises, qu’elles soient petites ou moyennes, peuvent adapter leurs espaces à leurs effectifs pour réduire les charges immobilières.

Avec cet environnement de travail moderne, les bureaux deviennent de véritables lieux de rencontre pour répondre à des besoins logistiques (réunions d’équipe en présentiel et meetings avec des clients).

Le flex office a été pensé en réponse à l’évolution du monde du travail. Dès les années 1990, il est plébiscité par les grands cabinets de conseil : ils n’attribuaient pas de bureau fixe à leurs salariés puisque ces derniers étaient souvent en déplacement. Le mouvement s’est amplifié avec la crise du Covid-19 en 2020 et l’essor du télétravail.

Contrairement à ce que beaucoup d’entreprises pensent, il n’est pas réservé aux start-ups. Le mode hybride devient petit à petit la norme puisqu’il combine intelligemment présentiel et télétravail.Entre les congés, les réunions et les missions chez le client, cela évite que de plus en plus de postes de travail restent vacants.

Le flex office est également un argument de taille pour attirer les jeunes générations : les jeunes talents apprécient le changement et le dynamisme. Ils ont tendance à fuir l’ennui et la routine. Ils recherchent également plus de confort au travail, confort qui passe par la création d’espaces adaptés et moins de temps de transport.

Le monde du travail, bouleversé par l’essor des technologies, évolue en permanence. Il en ressort notamment une réappropriation des lieux, une nouvelle stratégie RH et managériale peut donc avoir un vrai impact positif pour l’entreprise.

Un levier de performance et de cohésion

En installant une méthode de travail moderne et positive, vous agissez sur l’image de votre entreprise aux yeux de vos parties prenantes ; le flex office aura un effet sur vos employés et sur vos clients, fournisseurs, partenaires et même postulants… Un plus grand niveau d’attractivité contribue à la performance des résultats financiers.

Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts

Des bureaux partagés, ce sont des surfaces optimisées. En cas de déménagement, le recours au flex office peut être une opportunité de réduire les coûts et de rationaliser l’espace. Pas inintéressant quand on sait qu’après les salaires, l’immobilier représente le plus gros poste de dépenses d’une entreprise.

Un bien-être en hausse

En étant moins rigide, le flex office participe à l’épanouissement personnel de vos salariés ainsi qu'à leur bien-être en entreprise ; et une chose est sûre : on n’est jamais aussi productif que quand on se sent bien. Les modes de travail sont devenus plus collaboratifs, moins rigides ; et le flex office s’inscrit dans cette philosophie.

Casser la routine

Aucune journée ne se ressemble avec le flex office. Le lieu de travail s’adapte aux tâches à l’humeur de vos collaborateurs. Besoin de calme pour se concentrer après la réunion au lounge ? Vous pouvez profiter d’un nouvel espace sans bruit ! Besoin d’échanger avec vos collègues après une période de télétravail ? Vous pouvez discuter dans l’espace lounge ou la salle de créativité !

Le bureau flexible en open-desk comporte également quelques désavantages :

• Moins de personnalisation : sans bureau attitré, il n’est pas possible d’ajouter une décoration personnelle ou de laisser ses outils de travail au même endroit.
• Plus d’organisation : il faut être plus organisé pour fixer les lieux de rendez-vous, réserver un poste dans un espace de coworking ou encore un phone box. La flexibilité et la liberté n’empêchent pas l’organisation !
• Difficulté d’estimation du taux d’occupation : en estimant un taux de remplissage trop faible, il est possible d’observer une surcharge des espaces de travail. C’est un écueil à éviter en réfléchissant bien en amont à ces nouveaux espaces.

Le fonctionnement en bureaux hybrides implique un nouveau mode de management : le contrôle laisse davantage place à la confiance. En pratique, cela exige de mettre en place les bons outils opérationnels pour partager les compétences et l’information sur les projets. Il est également crucial d’avoir un bon système de communication interne, notamment grâce à des solutions digitales.

Des espaces de bureaux partagés, flexibles et connectés constituent une organisation de travail moderne, plus dynamique et surtout collaborative. Pour les managers, cela exige une gymnastique de pensée pour transiter vers un management horizontal, qui apporte toutefois de nombreux avantages.

En effet, en fournissant à l’employé des outils et des services propices à son bien-être au travail, le management lui permet de mieux collaborer. Chaque collaborateur se verra moins soumis à des contraintes de temps, d’organisation et d’espace.

Vous êtes maintenant convaincu par les bienfaits du flex office sur le bien-être et la productivité au sein de votre entreprise ? Très bien, mais attention : un passage au flex office ne s’improvise pas ! Voici quelques conseils à avoir en tête pour réussir votre aménagement (sans oublier le contractant général, pour la mise en place et le suivi de votre projet) :

Prenez en considération vos collaborateurs

Le déploiement du flex office suppose une analyse et une adaptation aux habitudes des salariés. Ne négligez les spécificités inhérentes à certains métiers et sachez aussi qu’il est fréquent de rencontrer une partie du personnel réfractaire au concept. Ne tentez pas de les convaincre : la dynamique de vos autres collaborateurs prendra le dessus !

Pensez digital workplace

Si vous souhaitez que vos collaborateurs soient opérationnels de n’importe quel lieu de l’entreprise, il vous faut une infrastructure solide et des technologies innovantes. Ordinateurs portables et connexion sans fil ultra rapide sont conseillés !

Favoriser les espaces collaboratifs

Cela peut être une cafétéria, une bibliothèque, des salles de réunions diverses ou encore des bulles phoniques pour ceux qui ressentent le besoin de s’isoler. Les différents espaces proposés par le flex-office encouragent le comportement collectif du salarié. Ne négligez pas néanmoins les espaces privés : chacun peut avoir un besoin de confidentialité au cours de sa journée.

Responsabilisez le top management

Un passage au flex office réussi passe par une adhésion totale et sans réserve de la direction. Ce modèle va au-delà d’un simple aménagement de l’espace, c’est une véritable transformation dans la méthode de travail et donc de management. Pour cette transformation managériale, faites-vous accompagner par des consultants experts tels que Boson Project.

Test and learn

Passez par une phase pilote. Cela permet d’avoir un retour d’expérience et de constater ce qui fonctionne ou pas, puis d’itérer en fonction.

Les entreprises se tournent massivement vers l’organisation en flex office pour répondre aux évolutions du monde du travail, aux nouveaux besoins des collaborateurs et à l’essor du travail hybride depuis la crise sanitaire. C’est une organisation du travail qui offre de nombreux bénéfices, que ce soit pour l’entreprise ou les salariés. Économies, performance, meilleure rétention des talents, diffusion des valeurs et de la culture d’entreprise : les bureaux flexibles séduisent de plus en plus et deviennent petit à petit la norme dans le monde professionnel !