Si vous n’êtes pas encore décidé à y passer, on vous en a sûrement déjà parlé… le flex office fait sa place en France parmi les modes de travail modernes, à l’instar du télétravail et du nomadisme. Découvrons ensemble ce modèle et ses avantages.
Sommaire
Flex office : de quoi parle-t-on ?
Le flex office est un aménagement des bureaux qui diffère des espaces classiques de travail avec :
- Des postes de travail non attitrés ;
- Des bureaux et des espaces ouverts ;
- Une certaine liberté dans le fait de circuler entre les espaces et les étages.
Avec le flex office, l’employé s’installe où il veut ! Le point positif ? Vous cassez les barrières entre vos différents départements et insufflez un réel esprit d’entreprise ! Ce concept tendance qui nous vient d’outre-Manche séduit de plus en plus d’entreprises françaises.
Pour répondre à cette demande grandissante, Nexity Entreprises propose deux solutions visant à vous accompagner dans cette transformation des usages.
Boson Consulting
The Boson Project assure un rôle de conseil en aménagement et en réorganisation structurelle. Les professionnels de Boson Project ont pour mission de créer les conditions permettant l’expression pleine et entière du potentiel humain, individuel et collectif. Pour penser, aménager et faire vivre vos bureaux, faire appel à un expert du sujet fera la différence dans la façon de vivre votre entreprise.
Nexity Contractant Général
Le service de contractant général de Nexity prend en charge tous vos projets d’entreprise, de leur conception architecturale à la mise en place concrète du modèle défini. Nexity Contractant Général gère pour vous la relation avec les designers d’espaces, les architectes, les professionnels du BTP ou encore les ingénieurs en building et met en place les meilleures solutions dans votre situation particulière.
Comment le flex office fonctionne au quotidien ?
Vous vous demandez à quoi ressemble concrètement des journées dans un flex office ? Rien de plus simple :
- Un espace de rangement dédié et sécurisé pour chaque employé ;
- L’installation est libre ;
- La réservation d’espaces privés peut se faire via un cloud ;
- Les bureaux sont tous rendus libres en fin de journée.
Et le flex office ne s’arrête pas à ses propres locaux ! Le principe du flex office est de mettre le salarié dans des conditions de travail optimales. Pour cela un modèle à la carte est souvent proposé avec un choix libre entre :
- Bureau libre ;
- Salle de réunion ;
- Lounge confortable ;
- Espace de coworking ;
- Télétravail.
Quels sont les avantages du flex office ?
Le monde du travail, bouleversé par l’essor des technologies, évolue en permanence. Il en ressort notamment une réappropriation des lieux, une nouvelle stratégie RH et managériale peut donc avoir un vrai impact positif pour l’entreprise.
Un levier de performance et de cohésion
En installant une méthode de travail moderne et positive, vous agissez sur l’image de votre entreprise aux yeux de vos parties prenantes ; le flex office aura un effet sur vos employés et sur vos clients, fournisseurs, partenaires et même postulants… Un plus grand niveau d’attractivité contribue à la performance des résultats financiers.
Une optimisation de l’espace et une réduction des coûts
Des bureaux partagés, ce sont des surfaces optimisées. En cas de déménagement, le recours au flex office peut être une opportunité de réduire les coûts et de rationaliser l’espace. Pas inintéressant quand on sait qu’après les salaires, l’immobilier représente le plus gros poste de dépenses d’une entreprise.
Bon à savoir
Dans certaines entreprises, le taux d’occupation atteint péniblement les 50% sur l’année. L’espace que vous gagnez, vous pouvez le consacrer à des environnements de travail diversifiés et à des services aux salariés ! Vous pouvez par exemple opter pour une salle de créativité ou une quiet room.
Un bien-être en hausse
En étant moins rigide, le flex office participe à l’épanouissement personnel de vos salariés ainsi qu'à leur bien-être en entreprise ; et une chose est sûre : on n’est jamais aussi productif que quand on se sent bien. Les modes de travail sont devenus plus collaboratifs, moins rigides ; et le flex office s’inscrit dans cette philosophie.
Casser la routine
Aucune journée ne se ressemble avec le flex office. Le lieu de travail s’adapte aux tâches à l’humeur de vos collaborateurs. Besoin de calme pour se concentrer après la réunion au lounge ? Vous pouvez profiter d’un nouvel espace sans bruit ! Besoin d’échanger avec vos collègues après une période de télétravail ? Vous pouvez discuter dans l’espace lounge ou la salle de créativité !
Comment réussir son aménagement en flex office ?
Vous êtes maintenant convaincu par les bienfaits du flex office sur le bien-être et la productivité au sein de votre entreprise ? Très bien, mais attention : un passage au flex office ne s’improvise pas ! Voici quelques conseils à avoir en tête pour réussir votre aménagement (sans oublier le contractant général, pour la mise en place et le suivi de votre projet) :
Prenez en considération vos collaborateurs
Le déploiement du flex office suppose une analyse et une adaptation aux habitudes des salariés. Ne négligez les spécificités inhérentes à certains métiers et sachez aussi qu’il est fréquent de rencontrer une partie du personnel réfractaire au concept. Ne tentez pas de les convaincre : la dynamique de vos autres collaborateurs prendra le dessus !
Pensez digital workplace
Si vous souhaitez que vos collaborateurs soient opérationnels de n’importe quel lieu de l’entreprise, il vous faut une infrastructure solide et des technologies innovantes. Ordinateurs portables et connexion sans fil ultra rapide sont conseillés !
Favoriser les espaces collaboratifs
Cela peut être une cafétéria, une bibliothèque, des salles de réunions diverses ou encore des bulles phoniques pour ceux qui ressentent le besoin de s’isoler. Les différents espaces proposés par le flex-office encouragent le comportement collectif du salarié. Ne négligez pas néanmoins les espaces privés : chacun peut avoir un besoin de confidentialité au cours de sa journée.
Responsabilisez le top management
Un passage au flex office réussi passe par une adhésion totale et sans réserve de la direction. Ce modèle va au-delà d’un simple aménagement de l’espace, c’est une véritable transformation dans la méthode de travail et donc de management. Pour cette transformation managériale, faites-vous accompagner par des consultants experts tels que Boson Project.
Test and learn
Passez par une phase pilote. Cela permet d’avoir un retour d’expérience et de constater ce qui fonctionne ou pas, puis d’itérer en fonction.
Bon à savoir
Le passage au flex office est possible même pour de grands groupes : la Société Générale, Danone et Mutex sont récemment passés à ce modèle. Si eux en sont capables, pourquoi pas vous ? Contactez Nexity Contractant Général pour vous aider à implémenter cette organisation moderne du travail qui deviendra bientôt une norme.
En résumé
Qu’est-ce qu’un flex office ?
C’est un espace de travail avec des postes de travail libres et non attitrés, des espaces ouverts et une certaine liberté dans le fait de circuler entre les espaces et les étages.
Quels sont les avantages du flex office ?
- Un levier de performance et de cohésion : favorisation des échanges et de la collaboration, image moderne et positive de l’entreprise, une créativité boostée par des espaces de travail qui favorisent l’inspiration ;
- Une réduction des coûts grâce à une rationalisation de l’espace ;
- Un bien-être des salariés en hausse grâce à des règles moins rigides ;
- Une réduction de l’effet de routine avec un lieu de travail qui s’adapte aux tâches et à l’humeur des collaborateurs
Comment réussir son aménagement en flex office ?
- Prenez en considération vos collaborateurs ;
- Pensez digital workplace ;
- Favoriser les espaces collaboratifs ;
- Responsabilisez le top management ;
- Testez et itérez.
Pour implémenter au mieux votre aménagement de flex office, faites vous accompagner par des professionnels. Prenez contact avec Nexity Solutions Entreprises.
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