On constate que de plus en plus d’entreprises organisent leurs espaces de travail sous forme d’open space, avec des bureaux totalement ouverts. Dans cet article, découvrez comment optimiser l’aménagement de bureau en open space pour profiter pleinement des synergies et maximiser la productivité et le bien-être des salariés.
Avant de se pencher sur les tendances d’aménagement de bureau open space, commençons par rappeler ses divers avantages :
Les espaces de travail ouverts n’offrent toutefois pas que des avantages, notamment en termes de bruit. La nuisance sonore peut entraîner une surcharge d’informations et un manque de concentration, ce qui impacte négativement la productivité de chacun. De plus, l’aménagement en open space peut être associé à un manque d’intimité : tout le monde voit et entend tout le monde. Or, certains employés préfèrent être au calme pour travailler et la présence constante du collectif peut être pesante ou entraîner du stress.
Pour réussir son aménagement en open space, il faut commencer par adapter son agencement de bureau à son organisation interne. Nous avons à faire ici à un espace de travail ouvert, où les postes de travail ne sont pas séparés par des cloisons murales : il est donc plus difficile d’encourager la communication entre les collaborateurs sans pour autant nuire à la concentration des autres.
Certains métiers ont besoin d’entretenir des interactions professionnelles régulières et fréquentes avec les autres services. Il est donc idéal de les placer au centre de l’open space afin de limiter au maximum les déplacements et favoriser le partage d’informations. À l’inverse, on place les travailleurs plutôt autonomes sur les extrémités pour qu’ils ne soient pas dérangés.
L’agencement d’open space doit tenir compte de la Qualité de Vie au Travail (QVT) et du bien-être global des collaborateurs. Cela nécessite de mettre en place un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel, avec des espaces agréables. Salles de sport, salles de pause, phone box, mobilier ergonomique : ce sont autant de leviers pour améliorer le confort et la productivité de vos collaborateurs.
Cette approche permet à chacun de faire des pauses au moment où il en ressent le besoin pour se vider l’esprit. L’aménagement d’un bureau en open space doit donc inclure des canapés et des poufs, ou tout autre espace convivial, pour encourager les échanges et favoriser la réflexion collective. Les zones détente accueillent également des réunions et échanges informels.
Pour une ambiance générale agréable, n’oubliez pas d’ajouter des végétaux et de la nature au milieu de votre décoration pour apaiser et relaxer.
Certes, l’aménagement de bureau en open space représente un levier de croissance. Mais cela n’empêche pas de prévoir quelques espaces isolés pour les discussions privées ! Par exemple, un dirigeant ou un manager doit pouvoir accéder à une zone isolée pour recevoir un partenaire, un client ou un candidat.
L’espace direction n’a pas besoin d’être 100 % isolé de l’open space (il peut simplement avoir une cloison en verre), mais tout collaborateur amené à prendre des décisions clés pour l’entreprise doit pouvoir accéder à un endroit calme au cours de sa journée de travail.
De plus, la signature de documents plus ou moins confidentiels induit quelques contraintes au moment de l’agencement de bureau en open space : mobilier de rangement sécurisé, isolation phonique de l’espace, vitrophanie, etc.
Généralement, pour un aménagement de bureau en open space, on opte plutôt pour des coloris neutres. En effet, les couleurs du mobilier peuvent impacter la concentration de vos collaborateurs. On évite donc les couleurs fluorescentes ou criardes, ainsi que les coloris sombres. Les tons de blanc et les couleurs pastels (qui imitent les matières naturelles) offrent un environnement visuel épuré et ont tendance à moins perturber la concentration. Un espace de travail visuellement aéré accentue le sentiment de travailler dans un lieu agréable, pensé pour le bien-être personnel des collaborateurs.
L’agencement de ce même mobilier est également très important : les armoires de bureaux et les meubles de rangement pour les dossiers et fournitures sont essentiels pour éviter la surcharge des postes de travail et un sentiment de saturation. Veillez donc à positionner et orienter le mobilier de manière à offrir une bonne circulation dans les allées, sans gêner et sans représenter un obstacle (par exemple le long des murs).
En choisissant du mobilier sur roulettes, vous pouvez facilement varier l’aménagement de l’espace de travail en fonction de vos besoins ou même les utiliser comme séparateurs d’espaces.
L’agencement de bureau en open space peut aussi être associé au concept de flex office : il n’y a pas de poste de travail attitré et les salariés peuvent organiser et utiliser les espaces en fonction de leurs besoins du jour. Pour répondre à ces besoins individuels tout en aménageant un lieu collectif, il faut multiplier les espaces dans lesquels vos collaborateurs pourront s'installer confortablement pour travailler sur des tâches qui exigent plus ou moins de concentration.
Autre facteur très important lorsqu’il s’agit d’optimiser son agencement de bureau en open space : la lumière dans l’espace de travail. En effet, ce facteur joue directement sur la concentration et le bien-être des travailleurs. S’il n’y a pas assez de luminosité, on est obligé de plisser constamment les yeux, tandis qu’une source lumineuse trop importance peut donner l’impression d’un espace sans relief.
Si possible, privilégiez la lumière naturelle. Sinon, utilisez des lampes de bureau avec un degré de luminosité qui peut s’adapter aux besoins de la personne. Choisissez alors des éclairages blancs plutôt que jaunes, puisqu’ils recréent un éclairage naturel.
La décoration est un élément clé pour avoir des bureaux attrayants. Il ne faut donc surtout pas négliger la décoration de votre open-space. Vous pouvez ajouter de la verdure, une bibliothèque colorée, des autocollants muraux, ou même des œuvres d'art pour donner de la personnalité à votre entreprise et améliorer le bien-être de vos collaborateurs. La décoration est un moyen efficace de donner vie à votre espace de travail et de le rendre plus agréable à vivre.
Nous avons rapidement évoqué ce point précédemment dans cet article, mais il convient d’insister sur le point négatif majeur des open spaces : la nuisance sonore. Il peut s’agir d’un brouhaha général ou bien de pics de bruits isolés et répétitifs qui dérangent les oreilles, comme le bruit d’une personne qui tape sur son clavier ou les clics intempestifs d’une souris. L’enjeu consiste donc à égaliser le bruit ambiant dans l'open space pour rendre le tout plus homogène et harmonieux.
Pour commencer, on recommande de positionner des cloisonnettes acoustiques sur les bureaux : ces cloisons sont fabriquées avec des matériaux qui absorbent le bruit environnant (tissu enduit micro-perforé ou liège). Cela permet également à un collaborateur de s'isoler visuellement de son voisin de bureau pour renforcer l’intimité visuelle.
De plus, afin d’égaliser le son ambiant, il est possible d’accrocher des panneaux acoustiques au mur ou au plafond pour réduire les nuisances sonores dans un open space d'entreprise. Il existe également des panneaux sur pieds qui ont pour mission d’absorber les ondes sonores, de délimiter les différents espaces et d'isoler les collaborateurs ayant besoin d’un espace privé.
Choisir de la moquette épaisse comme revêtement de sol permet d'atténuer le bruit des meubles qui se déplacent, notamment les chaises de bureau et les caissons de rangement.
Le bureau d’angle est idéal pour se créer un cocon à l’écart des autres et avoir un peu plus d’intimité dans le cadre d’un agencement en open space.
Mais la star des bureaux ouverts, c’est le bureau bench ! Ce bureau unique de très grande taille accueille plusieurs salariés en même temps. Il offre l’avantage de faire des économies d’espace et de créer des espaces d’émulation de groupe. Pour optimiser les échanges, nous vous conseillons de placer vos collaborateurs selon leurs profils ou leurs projets communs.
Les bureaux assis-debout, qui se règlent en hauteur grâce à un mécanisme électrique, sont également très tendance actuellement. Les salariés peuvent ainsi choisir de travailler en position assise ou tout simplement en se tenant debout devant le bureau pour varier les positions de travail.
Dans une société de plus en plus connectée, les salariés passent des heures entières assis derrière leur bureau. Pour éviter les problèmes de dos et autres troubles musculo-squelettiques, il est essentiel d’équiper votre open space avec des sièges ergonomiques. On privilégie donc le confort plutôt que l’esthétique ! Les fauteuils de travail doivent s’adapter aux besoins de vos collaborateurs : hauteur réglable, dossier inclinable, présence d’accoudoirs ajustables, etc.
L’idéal consiste à opter pour un siège à mécanisme synchrone pour que le dossier et l’assise accompagnent le mouvement du salarié quand il bouge.
Pour que chacun puisse stocker ses affaires et son matériel, il existe des caissons de rangement mobiles, des solutions de proximité très pratique. Pour un aménagement de bureau en open space, on opte pour des caissons à glissière, qui sont aussi silencieux que pratiques. Pour stocker les objets que vos employés seront amenés à solliciter moins régulièrement, installez des armoires de bureau positionnées contre les murs et à des endroits stratégiques pour optimiser la circulation.
Le support d’ordinateur est un accessoire souvent négligé dans l’agencement d’un open space, mais il est très important pour que vos salariés puissent positionner leur ordinateur bien en face d’eux et adopter la bonne posture de travail. Vous prévenez ainsi les problèmes de cervicales et de dos pouvant être causés par une mauvaise posture. On opte pour un support réglable en hauteur et en profondeur, que vos employés peuvent aussi emmener chez eux pour leurs journées de télétravail.
Le paravent permet d’amortir partiellement les sons, mais aussi d’offrir une certaine intimité à vos collaborateurs. L’idée ici n’est pas de recréer des bureaux individuels, mais plutôt de permettre à vos salariés d’être parfois à l’abri des regards et isolés partiellement du son environnant.
Comme nous l’avons mentionné plus haut dans cet article, il est primordial de mettre en place des espaces de détente pour vos salariés. Cela passe donc par des zones propices à la relaxation et aux échanges informels, avec des poufs, des fatboys (des poufs géants qui s’adaptent à la morphologie de son utilisateur) ou des canapés.
Saviez-vous que vous pouvez déléguer votre agencement de bureau en open space à un contractant général ? Vous obtenez ainsi une offre clé en main depuis la conception jusqu’à la livraison de vos espaces de bureau professionnels. C’est le contractant général qui se charge de piloter le projet et de coordonner tous les intervenants : il se porte garant de la réussite de votre projet.
Rénovation de vos bureaux professionnels, aménagement d’un open space, réorganisation de vos espaces de travail et de détente : Nexity Entreprises vous propose une solution sur-mesure avec un accompagnement de A à Z. En tant qu’interlocuteur unique, nous nous chargeons de la conception et de la réalisation de vos travaux de rénovation pour obtenir un résultat final parfaitement adapté aux besoins de vos collaborateurs, aux spécificités de votre entreprise et à votre organisation.
Les experts en immobilier tertiaire Nexity vous offrent des solutions immobilières et conçoivent des espaces de travail adaptés aux besoins de transformation et à la performance collective de votre entreprise. Ils mettent leur savoir-faire et leur expertise à votre service pour aménager (ou réaménager) votre open space et le rendre plus fonctionnel, flexible et agréable. Vous obtenez ainsi des lieux de travail propices au bien-être et à la performance de vos collaborateurs.
Bien aménager son open space permet de mieux s’organiser, d’améliorer le confort et la Qualité de Vie au Travail (QVT), d’augmenter le sentiment d’appartenance à l’entreprise et de sécuriser les informations échangées. Il est important de réfléchir en amont à son aménagement de bureau en open space pour garantir le bien-être des salariés, maintenir une productivité constante au sein des équipes et surtout offrir un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et personnel de chacun. Contactez nos experts Nexity Entreprises pour concevoir des bureaux et locaux parfaitement adaptés à vos besoins : fonctionnalité, ergonomie et performance seront maîtres mots !
Il est conseillé d’avoir une surface minimale de 11 m² par personne et de 15 m² par personne dans un espace bruyant.
Pour s’isoler du bruit en open space, on recommande le recours à des casques anti-bruit, l’installation de cloisons acoustiques ou encore la mise à disposition de phone boxes pour passer ses appels.
Pour bien travailler en open space, il est essentiel de se respecter les uns les autres, d’être discret, de respecter les règles mises en place pour garantir une bonne collaboration, de s’adapter aux habitudes des autres et de savoir gérer ses émotions pour s’isoler lorsque c’est nécessaire.
Et si nous parlions de votre projet ?