Flex office : les clés pour créer l’adhésion des salariés

Don’t believe the hype ! A l’heure d’évoquer le flex office, Anne-Sophie Winiszewski, Directrice Conseil chez The Boson Project – cabinet de conseil en transformations – préfère modérer d’emblée l’effet de mode autour de cette solution d’aménagement. “Le flex-office, c’est l’arbre qui cache la forêt. Les entreprises qui l’envisagent doivent mener une réflexion de fond sur la flexibilisation de leur organisation et de ce que cela implique pour les équipes.” Bien sûr, le contexte actuel semble accélérer les réflexions autour des bénéfices du flex-office. Néanmoins, ce modèle ne s’applique pas aujourd’hui à la majorité des entreprises et des métiers.

Il concerne principalement des organisations tertiaires, comme des banques, certains assureurs ou des sociétés de conseil qui ont été des early adopters et qui l’associent généralement avec une politique de télétravail très volontariste. De récents chiffres illustrent d’ailleurs l’attachement des collaborateurs à leur bureau physique. Selon la dernière édition du Paris Workplace de SFL, 67% des moins de 35 ans souhaitent dans l’idéal travailler la majorité de leur temps au bureau (contre 58% des plus de 35 ans). Les entreprises souhaitant mettre en place un modèle d’organisation flexible ont donc intérêt à commencer par se demander pourquoi se lancer dans un tel projet de transformation avant d’étudier comment s’y prendre.

Aujourd’hui, le flex office correspond d’ailleurs à des réalités très différentes d’une entreprise à l’autre. Le degré de flexibilisation, les outils de pilotage déployés ou encore le type de populations concernées varient largement entre un grand groupe industriel, une PME, une administration publique et des métiers comme l’IT, les commerciaux, les RH ou encore le Juridique. “Il n’y a pas de recette magique du flex office. Ce qui est important c’est de bien réfléchir aux spécificités de son organisation avant de se lancer”, recommande Jana Horakova, Experte Space chez The Boson Project. Il faut prendre en compte des sujets comme la culture interne, la maturité des collaborateurs en matière de flexibilité, les spécificités des métiers, l’organisation spatiale actuelle et bien sûr, la vision qu’ont les dirigeants pour le travail demain.”

Pour réussir, un projet de flex office ne doit pas être une fin en soi mais plutôt un moyen pour aider à répondre à un problème de l’organisation. S’agit-il de proposer de nouveaux usages aux surfaces tertiaires classiques ? De changer les méthodes de travail ? Ou plus simplement de faire des économies ? Pour répondre à ces questions, il est recommandé de lancer en priorité un audit qui devra permettre de dresser un état des lieux de l’organisation actuelle puis de proposer une vision sur l’organisation du travail, les pratiques managériales et sur les solutions de flex office adaptées. L’occasion aussi de rappeler quelques réalités financières aux dirigeants. En moyenne, seulement une entreprise sur deux réalise des économies grâce à la mise en place d’une organisation plus flexible.

Une fois l’ambition du projet fixée fixée grâce au diagnostic, reste ensuite à permettre à l’ensemble des collaborateurs de se l’approprier. Objectif ? Éviter les réactions de rejet. Pour un salarié, le déploiement du flex office peut en effet être vécu comme une expérience délicate. La nouvelle organisation venant perturber ses habitudes, sans qu’il comprenne parfois ce que celle-ci apportera à l’entreprise, à son équipe et surtout à lui-même. “La notion d’adhésion des équipes est un point clé de succès. Ils doivent être associés à la réflexion en amont. Si les collaborateurs perçoivent uniquement le flex office comme un outil d’économie pour l’entreprise, alors ils s’en détourneront. La nouvelle organisation doit correspondre à l’entreprise et à ses métiers. Elle doit donner envie aux salariés de venir travailler au bureau” affirme Jana Horakova.

Pour comprendre quel type de modèle correspond à son organisation et dissiper les craintes The Boson Project propose aux entreprises qui initient un projet de Flex Office d’échanger avec des pairs déjà aguerris en la matière. De quoi libérer la parole et permettre aux collaborateurs de s’emparer du futur projet de transformation. « Il y avait des réticences sur le flex office avant la crise, il y en aura encore demain. L’important c’est d’ouvrir le dialogue et de trouver la bonne formule ensemble.” N’écoutez pas la mode, mais votre organisation.