Le bureau flexible, une stratégie gagnante pour les entreprises ?

Les bouleversements opérés par la pandémie n’en finissent plus de modifier les modalités et les espaces de travail. En 2023, dans son analyse annuelle des tendances du marché, le numéro un mondial du conseil en immobilier d’entreprise, CBRE, notait ainsi que 45 % des sociétés européennes avaient opéré un déménagement dans une stratégie d’optimisation du portefeuille, et qu’une entreprise sur deux faisait état d’un taux d’occupation des bureaux inférieur à 40 %. Et alors que l’engouement pour le télétravail semble retomber, les entreprises cherchent une solution pour faire revenir leurs salariés tout en évitant les contraintes des baux à long terme. C’est là qu’intervient le « bureau flexible ».

Cette terminologie en vogue recouvre plusieurs réalités. La première définition désigne le fait de ne plus attribuer à un collaborateur un poste fixe, plusieurs pouvant se partager le même bureau pour accomplir leurs tâches. Mais ce n’est pas la signification retenue par Matthieu Sorin, président d’Hiptown, une société fondée en 2019 et spécialiste du bureau flexible : «  Cette terminologie peut désigner deux espaces de travail : celui de coworking, partagé par plusieurs entreprises avec des espaces communs, et celui de bureaux opérés, permettant aux sociétés clientes d’avoir un espace de travail totalement privatif géré par un opérateur tiers, qui prend en charge les différents services annexes : contrats d’énergie et d’internet, ménage, café… Le bureau flexible désigne ainsi une plus grande flexibilité contractuelle pour les clients ». Une notion mise en œuvre par la jeune pousse dans son récent partenariat noué avec le promoteur La Française.

Hiptown et la Française ont ainsi ciblé des immeubles souffrant de vacance locative dans le portefeuille du promoteur, et peinant à trouver des entreprises clientes pour louer les locaux selon les termes d’un bail classique. « Ce sont souvent des bâtiments situés en première, deuxième ou troisième couronne en Île-de-France, ou bien en périphérie des métropoles », indique le patron d’Hiptown. Selon les besoins du marché locaux, ils vont ensuite proposer à des entreprises des contrats de bureau flexibles, soit en coworking, soit en bureaux opérés. Et jusqu’à présent, l’opération est un succès.

« À Vélizy ou à Saint-Denis, nous avons ainsi rempli des immeubles qui étaient vides depuis plusieurs années, avec des sociétés qui n’auraient jamais pu louer des locaux dans le cadre d’un bail classique », assure Matthieu Sorin. Ainsi, en 2023, le projet de Hiptown et la Française a permis l’ouverture de sept sites de bureaux flexibles, à Vélizy, Maisons-Alfort, Saint-Denis, Puteaux, Paris 19e, Paris 18e et Lyon Part-Dieu. Parmi les profils des entreprises clientes, des PME ou des plus grosses sociétés préparant les Jeux Olympiques.

Les avantages pour les entreprises clientes sont en effet nombreux. « Il est désormais difficile pour les sociétés d’anticiper leurs besoins à trois ans » explique le président d’Hiptown, mettant en avant les bénéfices d’un bail plus flexible courant sur 12 à 36 mois plutôt que sur plusieurs années. « En cas de problèmes et de nouveaux besoins, nous pouvons proposer un nouvel arrangement par une relocalisation par exemple, alors qu’il est très difficile de résilier un bail de longue durée. En outre, les entreprises sont pour nous, non pas des locataires, mais des clientes, ce qui leur assure une meilleure qualité de service ». Et une flexibilité indispensable, à l’heure où les modalités de travail sont plus élastiques et donc plus imprévisibles.

L’aspect économique est aussi important. Ainsi, en incluant la location du mètre carré comme les différentes charges et services afférents, la solution du bureau flexible revient moins chère aux entreprises. Enfin, il y a également une dimension écologique non-négligeable. «Déjà, notre offre inclut beaucoup de mobiliers recyclés, et limite les déménagements, où beaucoup de choses sont jetées, fait savoir Matthieu Sorin. Enfin, la plupart du temps, les entreprises ont recours aux bureaux opérés pour que leurs salariés soient plus proches du lieu de travail, ce qui limite les trajets pendulaires ». Pour déployer massivement cette solution aux multiples avantages, Hiptown vise l’ouverture d’une cinquantaine de sites d’ici 2025.