Optimisation immobilière : les erreurs à ne pas commettre lorsque l'on souhaite regrouper ses effectifs

C’est une tendance qui devra être scrutée de près au cours des prochaines années : la réduction des surfaces dans l’immobilier de bureau. Pour la moitié des dirigeants interrogés dans le cadre du dernier baromètre EY/ADI des implantations tertiaires en France, celle-ci devrait atteindre 30 % d’ici trois ans.

On pourrait n’y voir que la répétition d’un scénario bien connu, les entreprises cherchant à rationaliser leur parc immobilier comme elles l’ont souvent fait par le passé. Mais « le contexte est aujourd’hui très différent de tout ce que nous avons connu avant la pandémie, et les stratégies déployées le sont également, souligne Faustine Zgheib-Le Bourg, directrice de projets Conseil Stratégique chez JLL France. Il faudrait d’ailleurs parler, plutôt que de rationalisation immobilière, d’optimisation immobilière. Ce qui est recherché aujourd’hui n’est pas seulement une réduction des coûts, mais une meilleure utilisation, un meilleur usage des surfaces pour s’adapter au parcours des collaborateurs et à leurs attentes ».

Ce qui se dessine est en effet une réorganisation complète de la géographie des implantations, tenant compte du développement du télétravail, de la nouvelle fonction assignée au bureau comme lieu du lien social et du travail collaboratif, et de l’aspiration des salariés à davantage de flexibilité. Un des nouveaux modèles identifiés pour répondre à ces différentes exigences est celui du « Hub & Club ». Dans cette nouvelle configuration, l’entreprise se structure autour d’un site central, emblématique (le « Club »), et de satellites (les « Hubs »), qui peuvent être le domicile, des espaces de bureaux situés ou non dans la même ville, ou des espaces de coworking.

Cette réorganisation conduit certes à une réduction des surfaces, mais dans des proportions inférieures à ce qui avait été un temps anticipé avec l’essor du télétravail. Cela pour une raison simple, résumée par Faustine Zgheib-Le Bourg : « Des espaces individuels ont été supprimés, mais de nombreux espaces collaboratifs ont été créés dans le même temps. Cela explique que la réduction des surfaces ne soit pas de 40 %, part du télétravail aujourd’hui, mais se situe plutôt dans une fourchette comprise entre 20 et 30 % ».

Ces stratégies d’optimisation immobilière ne sont pas sans risques. Mal pensées ou exécutées, elles peuvent créer davantage de difficultés (non-adhésion des collaborateurs, absentéisme, perte de repères et de sens, etc.) que d’opportunités pour l’entreprise qui les déploient. « Une des conditions de la réussite est d’avoir une stratégie d’entreprise clairement définie, estime Faustine Zgheib-Le Bourg. La stratégie immobilière devra découler de cette stratégie d’entreprise, être le reflet des ambitions et des objectifs poursuivis par le Groupe ».

Une fois la stratégie immobilière définie, il faudra la faire connaître et s’appuyer pour cela sur des ambassadeurs choisis au sein du top management. Ils auront pour mission d’en démontrer le bien-fondé et de lui donner une légitimité. Les collaborateurs devront également être associés au dispositif. Leurs interrogations, leurs préoccupations pourront être recueillies au moyen de questionnaires, ou par des pairs désignés pour faire remonter l’information du terrain. Au besoin, le management pourra s’appuyer sur des exemples d’expériences réussies menées dans des entreprises comparables.
Une fois les travaux réalisés, il faudra veiller à ce que les usages des nouveaux espaces soient fluides et naturels. « Les collaborateurs doivent pouvoir vivre une expérience usager sans aucun irritant pour maximiser leur satisfaction, engagement et épanouissement au travail, détaille Faustine Zgheib-Le Bourg. Dans un monde hybride, il est nécessaire d’être très attentif aux services fournis aux collaborateurs et à leur qualité pour donner envie de venir travailler au bureau plutôt que de télétravailler depuis le domicile. Si vous vous déplacez et que l’écran ne fonctionne pas ou bien qu’il manque des feutres pour écrire sur des tableaux blancs, la plus-value de ces nouveaux espaces s’en trouvera amoindrie. » En complément des aménagements et outils, l’offre de services est également essentielle pour maximiser cette expérience usager, qu’elle soit à destination des collaborateurs, des clients ou partenaires de l’entreprise. A titre d’exemple, de plus en plus d’entreprises ont recours à des prestations de type hoteling, pour offrir une qualité de services comparables à celles des lobbys d’hôtels.

Ces conditions réunies, l’optimisation immobilière permettra de tirer tous les bénéfices de la nouvelle organisation du travail accélérée par la pandémie.