Des collaborateurs acteurs de la transformation de leurs bureaux

C’est un des effets indirects de la pandémie de Covid 19 : un peu partout, l’heure est à la transformation des bureaux. Et les salariés, loin d’observer passivement le processus, en deviennent aussi les acteurs. On n’hésite d’ailleurs pas, jusque dans les grands groupes, à parler de co-construction, tant la volonté est forte d’associer les collaborateurs à la conduite du changement.

Si cette approche tend à se répandre, c’est d’abord parce que la gestion des bureaux, plus encore qu’auparavant, est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. Et la crise sanitaire y est pour beaucoup. Tout en généralisant le télétravail, elle en a également montré les limites. Elle a en particulier fait ressortir le besoin d’échanger entre collègues, avec des partenaires ou clients, et l’insuffisance des outils numériques pour y répondre. Il a donc fallu redéfinir le rôle et la place des bureaux dans l’activité des entreprises. Ce travail de mutation se poursuit aujourd’hui, dans un esprit constant d’innovation pour répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs.
Si la tendance est à la réduction des postes de travail individuels, il n’y a pas de formule toute faite pour déterminer, par exemple, « le taux optimal de foisonnement pour le flex-office. Tout simplement, explique Fleur Cabeli, consultante au Boson Project, parce que chaque entreprise, et au sein de la même entreprise, chaque direction, en fonction des métiers qu’elle exerce, aura une réponse différente à cette question, qui est d’ailleurs loin d’être la seule : le passage au flex-office ne va pas de soi, pas pour toutes les entreprises en tout cas ! Décider sans tenir compte des réalités de l’entreprise, du vécu de ses salariés, est la meilleure façon de rater un projet de bureaux et que les salariés n’y adhèrent pas ».
La co-construction permet de limiter ce risque, car des salariés qui auront été associés au processus de transformation adhèreront beaucoup plus facilement au projet, que dans un projet mené sans eux et qui ne leur correspond pas.
La co-construction présente plusieurs avantages. Elle permet de s’assurer que le projet n’est pas hors-sol et répond à de vraies attentes. Elle favorise l’engagement, et donc la productivité des collaborateurs. Mais c’est aussi, ajoute Fleur Cabeli, « un formidable outil pour faire évoluer les méthodes de travail et le management, surtout quand il faut préparer les salariés à des changements de grande ampleur. Cela permet d’associer les salariés à la réflexion et de les aider à se projeter très en amont du projet ».

Un exemple particulièrement révélateur de la façon dont certains grands groupes recourent à la co-construction pour transformer leurs bureaux, et plus généralement l’organisation du travail, a été mené par Enedis à La Défense : le projet ASTRID.
Lancé en septembre 2021, celui-ci vise à regrouper dans un nouvel espace plusieurs sites de l’entreprise, dont la direction générale et les fonctions centrales. Partant du constat largement partagé qu’il n’est pas possible de maintenir des bureaux individuels pour tous quand la plupart des collaborateurs télétravaillent deux à trois jours par semaine, il a été décidé qu’une place beaucoup plus grande serait désormais faite aux espaces collaboratifs.
La décision de rester à la Défense a été prise par le Comex, après avoir analysé le lieu de résidence des salariés et les contraintes induites dans un scénario entrainant un éloignement de La Défense. « Pour le reste en revanche, souligne Sylvian Herbin, directeur du projet, nous avons fait en sorte d’associer les collaborateurs tout au long du processus ».
Le travail de co-construction proprement dit a réellement pris forme lorsqu’il a fallu travailler le micro-zoning : des ambassadeurs ont été nommés afin que les équipes, en fonction des spécificités propres à leurs métiers, puissent faire part de leurs attentes. Plus récemment, un autre dispositif a été déployé concernant les aménagements intérieurs. Là encore, les collaborateurs se sont exprimés via une enquête identifiant leurs préférences parmi plusieurs solutions proposées. Et il est prévu que le processus de consultation se poursuive prochainement pour des choix mobiliers.
Sylvian Herbin le reconnaît : « Prendre les décisions de cette façon prend davantage de temps que lorsque tout était décidé en petit comité. Mais c’est une bonne façon de s’assurer que les réponses apportées correspondent aux besoins réels des salariés, bien plus que si un space-planer travaillait seul dans son coin, avec le risque que les bureaux soient totalement impersonnels, voire peu adaptés aux usages. Nous espérons aussi que les collaborateurs seront heureux de venir travailler dans des bureaux qui leur correspondent, avec beaucoup d’espaces collaboratifs pour se rencontrer, recréer du lien, et fédérer de nouveau les uns et les autres autours des valeurs de l’entreprise ; ce qui est particulièrement important après une longue séquence qui les a tenus éloignés de leurs collègues ».